Ведение авансовых отчетов

Вероятнее всего, каждый сотрудник организации хотя бы однажды получал денежные средства под отчет. Выдача наличных денежных средств сотрудникам под отчет может производиться для следующих целей: - аванс на хозяйственно-операционные расходы; - аванс на оплату командировочных расходов; - в порядке возмещения произведенных сотрудником командировочных расходов. После оформления документ подписывается руководителем, главным бухгалтером или уполномоченными лицами. Организация может перечислить средства и путем безналичного перечисления, например, на счет, открытый работнику в банке в рамках «зарплатного проекта». Однако во избежание возникновения конфликтного поля с проверяющими организациями лучше оформить для подотчетных лиц специальные карточные счета в банке. Подотчетное лицо при всех вариантах выдачи ему денежных средств на хозяйственные нужды, на приобретение материальных ценностей, при направлении в служебную командировку и другие обязано заполнить авансовый отчет об ведение авансовых отчетов денежных средствах. Согласно пункту 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ 22. При этом срок, на который выдаются денежные средства под отчет, определяется руководителем организации. Выдача наличных денег под отчет производится только лицу, находящемуся с организацией в трудовых отношениях. Выдача иным лицам запрещается. Выдача наличных денег производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет денег одним лицом другому запрещается. Итак, работники, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия ведение авансовых отчетов об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет. Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам, применяется авансовый отчет. Постановлением Госкомстата России от 01. Форма авансового отчета для бюджетных учреждений утверждена приказом Минфина России от 23. Общие правила заполнения авансового отчета Авансовый отчет применяется для учета расчетов с подотчетными лицами. Бланк авансового отчета представляет собой двусторонний документ. Подотчетные лица приводят сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета и заполняют графы 1 — 6 на оборотной стороне авансового отчета о фактически израсходованных суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются на предмет правильности оформления и наличия документов, подтверждающих произведенные расходы, целевого расходования средств, и заполняются графы 7 — 10 оборотной стороны авансового отчета, содержащие сведения о расходах, принимаемых бухгалтерией к учету. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем организации. Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублях по курсу Центрального банка Российской Федерации. Погашение суммы задолженности в иностранной валюте подотчетными лицами и отражение этой суммы в авансовом отчете в рублевом эквиваленте производится по курсу Центрального банка Российской Федерации на дату утверждения авансового отчета руководителем организации. Порядок принятия к учету авансового отчета 1. Выдача денег под отчет. Основанием для выдачи денег под отчет в любом случае является заявление на выдачу денег. В заявлении подотчетное лицо обязано указать конкретную цель получения ведение авансовых отчетов, срок получения денег. Заявление направляется руководителю организации. После соответствующего визирования руководителем заявление поступает в бухгалтерию для выдачи денег. При этом бухгалтер обязан проверить отсутствие остатка по предыдущему авансу. При направлении в командировку основанием для выдачи денег является приказ руководителя организации о направлении ведение авансовых отчетов организации в служебную командировку. После ознакомления с приказом работник ведение авансовых отчетов заявление с предварительным расчетом средств, которые понадобятся ему в командировке. Примечание редакции В Порядке ведения кассовых операций, которым устанавливаются правила выдачи наличных денежных средств под отчет, нет ограничений размеров выдаваемых сумм. Следовательно, организация может выдать под отчет любую сумму. Однако необходимо иметь в виду, что с ведение авансовых отчетов ограничений предельного размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами 100 тыс. Когда расходы произведены… По возвращении сотрудника из командировки или после приобретения товарно-материальных ценностей, получения услуг и прочее им с оставляется авансовый отчет по унифицированной форме. Отчет сдается в бухгалтерию. Напоминаем, что это необходимо сделать не позднее трех дней после возвращения из командировки. Если было потрачено меньше, чем полученото остаток неизрасходованных сумм возвращается в кассу по приходному кассовому ордеру. Если было потрачено больше, чем получено, то п ерерасход по авансовому отчету выдается сотруднику ведение авансовых отчетов расходному кассовому ордеру. Бухгалтер проверяет целевое расходование средств, выданных работнику. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом. О первичных документах В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 21. Эти ведение авансовых отчетов служат первичными учетными документами, на основании которых ведется ведение авансовых отчетов учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. По истечении установленного срока сотрудник организации, получивший денежные средства под отчет, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы. При покупках за наличный расчет в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю а покупатель вправе потребовать у продавца два документа ведение авансовых отчетов кассовый чек и товарный чек накладную. Кассовый чек должен содержать следующие реквизиты: - наименование организации, выдавшей чек; - идентификационный номер организации-налогоплательщика ИНН ; - заводской номер контрольно-кассовой машины ККМ ; - порядковый номер чека; - дату и время покупки оказания услуги ; - стоимость покупки услуги. Вместо кассового чека допускается выдача номерного бланка строгой отчетности по формам, утвержденным Минфином России по согласованию с Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам ГМЭК ведение авансовых отчетов ККМс указанием предусмотренных формой бланка реквизитов. Товарный чек накладная должен содержать следующие реквизиты: - наименование документа; - дату составления документа; - наименование организации, от имени которой составлен документ; - содержание хозяйственной операции; - название измерители приобретенного товара в натуральном и денежном выражении; - должность и личную ведение авансовых отчетов ответственного лица продавца ; - штамп печать продавца. Счет-фактура должен отвечать требованиям положений пунктов 5 и 6 ст. При покупках за наличный расчет у граждан-предпринимателей продавец обязан выдать покупателю а покупатель вправе ведение авансовых отчетов у продавца кассовый и товарный чеки или накладную со всеми вышеперечисленными реквизитами. Покупки за наличный расчет собственного имущества граждан, не являющихся предпринимателями, оформляются договорами купли-продажи личного имущества. В договорах должны быть указаны паспортные данные гражданина. Договор может быть заключен только лицом, которому директором выдана доверенность на право заключения таких договоров. Выплата денег по таким договорам производится непосредственно гражданам-продавцам только через бухгалтерию с разрешения главного бухгалтера после проверки документального оформления таких хозяйственных операций. Приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы должны отвечать следующим основным требованиям: · подтверждающие документы подаются в оригинале; · по форме они должны соответствовать принятым требованиям для оформления и заполнения первичных документов; · по характеру операций должна быть установлена связь подтверждающих документов с целевым назначением выданного подотчетному лицу денежного аванса. Расходы во время командировки Все расходы ведение авансовых отчетов время командировки должны быть подтверждены документами. Сообщите сотрудникам организации о необходимости сохранения всех документов. Документы, подтверждающие расходы на проезд. Необходимо предоставить все проездные документы авиа- железнодорожные ведение авансовых отчетов автобусные билеты. Если вы ехали на поезде, по окончании ведение авансовых отчетов не забудьте забрать билет у проводника. Если во время поездки пользовались постельными принадлежностями, потребуйте у проводника, чтобы он выдал вам документ, подтверждающий оплату этой услуги. Этими документами будут являться кассовый чек, копия чека с указанием фамилии клиента, даты, стоимости услуги. Расходы на проезд возмещаются в размере фактически потраченных сумм. Их подтверждают проездные документы. Кроме этого, работодатель оплачивает: -страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте; -услуги по предварительной продаже проездных документов. Работодатель возмещает также расходы на проезд до вокзала и аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта. Это распространяется как на места отправления и назначения, так и на места пересадок. Документы, подтверждающие расходы на проживание. Выписываясь из гостиницы, не забудьте взять документы, подтверждающие стоимость проживания. А в настоящее время бланки должны быть разработаны в соответствии с постановление правительства РФ от 06. Если бланков нет, при приеме наличных средств должна применяться контрольно-кассовая техника. Это требование Федерального закона от 22. И только если организации или индивидуальные предприниматели оказывают услуги населению, выдавая бланки строгой отчетности, ККТ не применяется п. В этом случае формы бланков строгой отчетности приравниваются к кассовым чекам. Перед отъездом не забудьте проставить отметки о прибытии и выбытии в командировочном удостоверении. Проследите, чтобы эти отметки соответствовали дням проживания в гостинице. Заполняем авансовый отчет Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом. На титульной части бланка авансового отчета подотчетное лицо указывает: · наименование организации, направившей его в командировку; · структурное подразделение отдел, секторв котором работает сотрудник; · свою фамилию, имя и отчество графа «Подотчетное лицо ; · должность; · назначение аванса приобретение ценностей, оплата услуг, командировочные расходы и другое. Бухгалтер для осуществления контроля указывает на титульной части бланка авансового отчета информацию о выдаче ведение авансовых отчетов указывает номер и дату документа, по которому выданы деньги, и соответствующий номер счета и данные о наличии остатка или перерасхода по предыдущему авансу. На титульной части ведение авансовых отчетов авансового отчета также есть таблица «Бухгалтерская запись», в которую бухгалтер переносит суммы к учету с оборотной стороны авансового отчета по соответствующей корреспонденции счетов. Внизу авансового отчета имеется раздел — ведение авансовых отчетов бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются фамилия, имя, отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу. Перед заполнением оборотной ведение авансовых отчетов авансового отчета подотчетное лицо должно систематизировать первичные документы билеты, транспортные счета, багажные квитанции, счета из гостиниц или от иных лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, акты закупки, счета-фактуры, товарные накладные и т. Документы нужно сформировать в хронологическом ведение авансовых отчетов, пронумеровать их. Как правило, документы небольшого размера например, билет в электричке нужно наклеить на лист формата А4. Документы прикладываются к авансовому отчету по порядку «Дата» Указывается дата выполнения хозяйственной операции, сопровождающейся уплатой денежных средств, и указанная на документе. То есть дата документа. Относительно суточных по служебной ведение авансовых отчетов может указываться дата оформления приказа руководителя на командировку «Номер» Указывается номер документа номер кассового чека, номер билета и т. «Кому, за что и по какому документу уплачено» Указывается получатель денежных средств, ведение авансовых отчетов операции оплата проезда, покупка товара, оплата постельных принадлежностей, суточные и т. «Сумма расхода» Указывается сумма денежных средств, подлежащая возмещению предприятием за израсходованные подотчетным лицом денежные средства Если количество подтверждающих документов превышает количество строк в бланке формы авансового отчета, подотчетное лицо получает второй оборотный лист бланка, при необходимости третий и т. В конце первого бланка отчета указывается: «Окончание расчета см. В верхней части второго и последующих бланков отчетов указывается: «Продолжение авансового отчета. Заполненный бланк авансового отчета должен быть подписан подотчетным лицом. Авансовый отчет подотчетного лица, не соответствующий указанным выше требованиям, бухгалтерией к проверке и учету не принимается. Подотчетное лицо в таком случае остается должником предприятия на сумму полученных под отчет денежных средств до погашения суммы этих средств. Если оставшиеся деньги не хотят возвращать… Как мы писали выше, если сотрудником было потрачено меньше, чем полученото остаток неизрасходованных сумм он должен вернуть в кассу учреждения по приходному кассовому ордеру. По той или иной причине сотрудник может задержать возврат оставшихся у него сумм, а то и не вернуть их вовсе. В случае если работник своевременно не вернул в кассу остаток неиспользованных средств, следует руководствоваться статьей 137 Трудового кодекса РФ, которой предусмотрены случаи удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю. В данной статье предусмотрены случаи, когда ведение авансовых отчетов заработной платы работника могут быть удержаны средства для погашения его задолженности учреждению. В частности, удержания из заработной платы работника могут производиться для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой. При этом работодатель вправе принять ведение авансовых отчетов об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Решения работодатель принимает и оформляет, как правило, в форме приказа или распоряжения, хотя унифицированной формы такого приказа нормативными правовыми актами не установлено. При этом первоначально учреждение должно получить согласие работника на удержание сумм из заработной платы. Такое согласие должно быть оформлено в письменной форме. Общая сумма удержания не должна превышать 20% от суммы причитающейся работнику заработной платы после удержания налога на доходы физических лица в случаях, предусмотренных федеральными законами в размере 50% заработной платы. В ТЕМУ Вопрос-ответ Что делать если работник по прибытии из заграничной командировки предоставляет авансовый отчет с приложенными к нему первичными документами, составленными на другом языке? Согласно положению по ведению бухгалтерского учета документы должны быть составлены на русском языке. Что нам в таком случае делать? В штате переводчика у нас нет, а нам срочно надо ведение авансовых отчетов данные в учете. В бухгалтерском учете есть требования о подстрочном переводе на русский язык документов составленных на иных языках, в частности в п. Перевод на русский ведение авансовых отчетов первичных документов может осуществить любой человек, знающий этот язык, будь то штатный или внештатный сотрудник или даже знакомый. В бухгалтерском учете ведение авансовых отчетов роль играют цифровые показатели, например стоимости проезда, проживания и другие виды расходов. Поэтому если вам надо срочно сделать перевод, то для начала сделайте ксерокопию с документа. Те слова или фразы, которые необходимо перевести обведите или подчеркните, пометьте сносками, цифрами или другими знаками, понятными для вас и проверяющих. А далее, осуществить перевод каждого из отмеченных вами слов или словосочетаний на русский язык. Не забудьте данный перевод заверить у главного бухгалтера или другого уполномоченного на это лица. Если вы не уверены или у вас имеются сомнения в правильности перевода, вы можете пригласить переводчика в этом случае можно заключить договор гражданско-правового характера или обратится в специализированные фирмы, оказывающие ведение авансовых отчетов услуги по договору ведение авансовых отчетов услуг работ. Кстати, такие услуги оказываются при многих нотариальных конторах. Коковкина, главный редактор журнала «Советник бухгалтера» © Полное или частичное воспроизведение или распространение, каким либо способом ведение авансовых отчетов том числе в сети Интернет материалов, опубликованных на сайтедопускается только с письменного разрешения редакции. Издательский дом «Советник бухгалтера», 2008-2016 115280 г.